Mỗi tháng trung bình có gần 5000 doanh nghiệp thành lập mới tại Hà Nội và có đến 87.3% bị trả hồ sơ khi nộp lần đầu tiên vì không nắm rõ các thủ tục pháp lý cần thiết. Nếu bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho việc thành lập công ty tại Hà Nội, bạn không thể bỏ qua bài viết này.


1. Những nội dung chi tiết

1.1 Người sáng lập công ty

Không có quy định nào về trình độ học vấn, bằng cấp chuyên môn hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú mà chỉ cần cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc trường hợp pháp luật cấm thì đều có thể đứng ra thành lập công ty. (Ví dụ, anh A có hộ khẩu thường trú ở TP Hồ Chí Minh hoàn toàn được phép thành lập công ty có địa chỉ trụ sở tại TP Hà Nội).

1.2 Loại hình công ty

Có 03 (Ba) loại hình công ty chủ yếu mà anh/chị có thể đăng ký gồm: Công ty TNHH một thành viên (Công ty TNHH); Công ty TNHH hai thành viên (Công ty TNHH); Công ty Cổ phần (CTCP).

Lưu ý:

Công ty TNHH một thành viên: Chỉ có 01 (Một) người là chủ sở hữu (Người đứng ra thành lập công ty). Có thể đăng ký chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Hoặc chủ sở hữu công ty và người đại diện theo pháp luật là hai người khác nhau.
Công ty TNHH hai thành viên: Từ 02 (Hai) đến 50 (Năm mươi) thành viên.
CTCP: Từ 03 (Ba) cổ đông trở lên.
1.3 Tên công ty

Đây là điều kiện tiên quyết, chắc chắn khi anh/chị muốn thành lập công ty thì đều đã chọn cho công ty mình một hay một số tên. Có một số anh/chị khi kinh doanh (Chưa thành lập công ty) mà đã thiết kế logo hay thiết kế website theo tên mình muốn đặt rồi khi đăng ký thành lập công ty thì tên đó không được Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận do tên bị trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn. Tên bị trùng là toàn bộ phần tên của công ty giống tên công ty khác đã đăng ký (Không phân biệt loại hình TNHH hay Cổ phần). Còn trường hợp tên dễ gây nhầm lẫn có nghĩa là phần tên riêng của công ty được viết bằng tiếng nước ngoài hoặc được ghép bởi các chữ cái tiếng Việt không có nghĩa thì sẽ dễ bị gây nhầm lẫn với một công ty đã đăng ký mà có cụm từ phía trước giống nhau (Ví dụ: Công ty TNHH Công nghệ số LINE sẽ dễ gây nhầm lẫn với Công ty TNHH Công nghệ số/Công ty TNHH Công nghệ số LI). Do đó, trường hợp tên dễ gây nhầm lẫn, để chắc chắn thì anh/chị có thể thêm cụm từ tiếng Việt có nghĩa ngay sau tên riêng đó như cụm từ Việt Nam, Hà Nội, Toàn Cầu, ...

1.4 Địa chỉ của công ty

Nhiều anh/chị muốn đăng ký địa chỉ công ty ngay tại nhà của mình cho tiện kinh doanh, hoạt động. Tuy nhiên, cần lưu ý điểm đặc biệt là địa chỉ công ty không được đặt ở chung cư và nhà tập thể (Trừ trường hợp tòa nhà chung cư có chức năng cho thuê làm văn phòng và khu tập thể nhưng đã phân lô làm nhà riêng kiên cố tách biệt). Đối với tòa nhà chung cư có chức năng cho thuê văn phòng nhưng tòa nhà đó là hỗn hợp, phân tầng chung cư nhà ở, trung tâm thương mại, cho thuê văn phòng thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh địa chỉ công ty mình nằm ở tầng cho thuê văn phòng (Quyết định của chủ đầu tư về cơ cấu, quy hoạch của tòa nhà).

1.5 Vốn điều lệ

Đây cũng là vấn đề mà nhiều anh/chị còn băn khoăn, bởi muốn đăng ký vốn điều lệ cao nhưng số vốn hiện có không đủ. Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp thì không có điều khoản quy định bắt buộc khi đăng ký thành lập công ty thì phải chứng minh có đủ số vốn điều lệ, cũng như không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ tối đa, tối thiểu. Do đó, anh/chị có thể đăng ký số vốn điều lệ tùy theo quy mô hoạt động của công ty mình. Chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

Đối với ngành nghề kinh doanh bất động sản thì vốn điều lệ phải từ 20 tỷ trở lên
Vốn điều lệ nhỏ hơn hoặc bằng 10 tỷ thì mức lệ phí môn bài phải đóng là 2.000.000 VNĐ/năm
Vốn điều lệ lớn hơn 10 tỷ thì mức lệ phí môn bài phải đóng là 3.000.000 VNĐ/năm
Nếu công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kể từ ngày 01/7 trở đi thì chỉ phải đóng lệ phí môn bài nửa năm
Theo quy định của pháp luật thì trong vòng 90 ngày kể từ ngày có giấy phép kinh doanh thì công ty phải góp đủ số vốn đã đăng ký.
1.6 Ngành nghề kinh doanh

Anh/chị cần lưu ý một số ngành nghề có điều kiện như:

Không được đăng ký hoạt động đấu giá;
Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm: Không được đăng ký hoạt động trung tâm môi giới lao động, việc làm;
Bán buôn kim loại và quặng kim loại: Không được đăng ký lĩnh vực kinh doanh vàng miếng;
Đăng ký ngành nghề kinh doanh hóa chất: Phải đáp ứng quy định tại Điều 14 Luật Hóa chất năm 2007 và Điều 9 Nghị định 113/2017/NĐ-CP;
Đăng ký ngành nghề kinh doanh vận tải: Phải đáp ứng quy định của Luật Giao thông đường bộ năm 2008 và Nghị định 86/2014/NĐ-CP.
Và một số ngành nghề có điều kiện khác.
1.7 Người đại diện theo pháp luật:

Người đại diện theo pháp luật (Với chức danh: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc, ... ) có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài tùy theo nhu cầu của công ty.

Trường hợp công ty 100% vốn Việt Nam nhưng nếu có nhu cầu cho người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc, ... ) hoàn toàn có thể đăng ký được, chỉ cần có bản sao công chứng trong vòng 06 (Sáu) tháng của Hộ chiếu và sổ đăng ký tạm trú của người nước ngoài đó.

1.8 Thông tin cá nhân

Khi cung cấp thông tin trong hồ sơ thành lập công ty, anh/chị cần cung cấp đầy đủ, chính xác theo bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu gồm: Số, ngày cấp, nơi cấp, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, địa chỉ chỗ ở hiện tại.

Lưu ý: Có những trường hợp nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu khác với thông tin trên CMND/Căn cước công dân do đã chuyển hộ khẩu đến nơi ở mới mà chưa đổi CMND/Căn cước công dân thì anh/chị cần cung cấp thông tin theo địa chỉ ghi trên CMND/Căn cước công dân (Vì khi nộp hồ sơ sẽ nộp kèm CMND/Căn cước công dân chứ không nộp sổ hộ khẩu), và địa chỉ phải đủ 04 (Bốn) cấp (Số nhà, ngõ, đường/Thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/TP/Thị xã, tỉnh/TP).

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu I-1; I-2 hoặc I-3 tùy theo từng loại hình công ty của Thông tư 02/2020/BKHĐT có hiệu lực ngày 11/3/2020);
Điều lệ công ty;
Danh sách thành viên/Danh sách cổ đông sang lập (Theo mẫu I-6/I-7 của Thông tư 02/2020/BKHĐT có hiệu lực ngày 11/3/2020 tùy theo loại hình công ty);
Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người sáng lập công ty;
Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ ((Nếu người nộp hồ sơ không đồng thời là người đại diện theo pháp luật);
Văn bản ủy quyền của đại diện theo pháp luật công ty (Nếu người nộp hồ sơ không đồng thời là người đại diện theo pháp luật);

3. Cơ quan tiếp nhận, trả kết quả và thời gian giải quyết

Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội là cơ quan tiếp nhận và trả kết quả thủ tục thành lập công ty. Toàn bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đều nộp qua hệ thống online.

Thời gian là 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ thì Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ nhận được thông báo hợp lệ, sau đó nộp bộ hồ sơ bản giấy kèm thông báo hợp lệ và giấy biên nhận tại bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh và chờ lấy kết quả. Nếu hồ sơ chưa đúng thì sẽ nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp sẽ phải nộp lại bộ hồ sơ và tiếp tục 3 ngày làm việc sau sẽ có phản hồi của Phòng đăng ký kinh doanh.

4. Những lưu ý cần biết năm 2020 và một số lỗi thường gặp

4.1 Những lưu ý cần biết năm 2020

Ngày 11/3/2020 là ngày bắt đầu có hiệu lực của Thông tư 02/2020/BKHĐT SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA THÔNG TƯ SỐ 20/2015/TT-BKHĐT NGÀY 01 THÁNG 12 NĂM 2015 CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HƯỚNG DẪN VỀ ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP. Theo đó, có một số điểm mới cơ bản sau:

Bắt buộc đăng ký thông tin kế toán trưởng/người phụ trách kế toán tại trường dữ liệu người quản lý khác trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh, ở đây không bắt buộc phải là người có chứng chỉ kế toán trưởng mà lấy thông tin của bất kỳ ai đăng ký cũng được
Đăng ký Phương pháp tính thuế GTGT (chọn 1 trong 4 phương pháp: Khấu trừ; Trực tiếp trên GTGT; Trực tiếp trên doanh số; Không phải nộp thuế GTGT)
Một số biểu mẫu hồ sơ có sự thay đổi.
Tại danh sách cổ đông sáng lập và danh sách thành viên có ô “Thời điểm góp vốn”. Tại ô này, cần ghi thời gian là thời hạn góp đủ vốn, mà theo quy định là trong vòng 90 ngày kể từ ngày có giấy phép phải góp đủ vốn điều lệ, do đó tại mục này sẽ ghi thời gian là tối đa 90 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ là hợp lý.
4.2 Một số lỗi thường gặp

Khi nộp hồ sơ online, nhập thông tin trên hệ thống dữ liệu không khớp với thông tin trên hồ sơ bản giấy (Cần để ý đến từng chi tiết nhỏ như giới tính, dân tộc, loại giấy chứng thực cá nhân gì, chức danh người đại diện theo pháp luật, chi tiết trong ngành nghề kinh doanh hay ngành nghề kinh doanh chính,… vì những mục này rất thường xuyên bị nhập nhầm so với thông tìn trên hồ sơ bản giấy);
Không đủ những đầu mục hồ sơ cần phải nộp theo quy định như hướng dẫn tại Mục 2 ở trên;
Chi tiết ngành nghề không đúng theo quy định về ngành nghề;
Không trích dẫn điều luật hoặc trích dẫn không đúng điều luật đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện;
Tại bản Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, ở trang cuối có dòng Tôi cam kết: Trụ sở chính thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của công ty và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật; Cần chọn một trong hai cụm từ quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của công ty;
Chữ ký của một người tại các đầu mục hồ sơ không giống nhau;
Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn;
Và một số lỗi khác.